Archivace a skartace listinných i elektronických dokumentů – v obchodní společnosti

Cílová skupina :

Víte, že archiválie (vybrané dokumenty i elektronické) z Vaší společnosti jsou budoucím majetkem státu?
Umíte sestavit spisový a skartační řád a plán?

Kurz je určen účetním, asistentkám a všem, kteří se zabývají archivací a skartací dokumentů obchodní společnosti, příp. připravují posklady k rozhodnutí o outsourcingu těchto služeb. Vhodný je i pro začínající logistiky a interní aukitory.

Zaměření :

Po absolvování kurzu

• získáte přehled o zákonných povinnostech při správě dokumentů Vaší společnosti,
  
• zjistíte možnosti uložení dokumentů uvnitř firmy a informace případné externí archivace,
  
• získáte znalosti o datových schránkách, elektronické konverzi dokumentů a užívaných formátech dat,  
  
• vyvarujte se častých chyb při práci s dokumenty - budoucími archiváliemi.

Program školení : • Zákonné povinnosti pro práci nejen s papírovými dokumenty.
• Důležité povinnosti vyplývající ze zákona č. 300/2009 Sb., o datových schránkách, pro právnické osoby (neautorizovaná konverze, souborové formáty atd.).
• Jednotlivé typy dokumentů (účetní záznamy), evidence, směrnice, (skartační) lhůty.
• Návaznost na informační systém, úvod do archivace elektronických dokumentů, možnosti digitalizace dokumentů a použití workflow systémů.
• Použití papíru na tisk účetních závěrek a dalších budoucích archiválií, speciální archivační alkalické a ostatní boxy a krabice.
• Výhody uložení ve firmě a externě mimo firmu, technické podmínky ukládání a náklady s tím spojené.
• Archiválie obchodní firmy, jako budoucí majetek státu, vč. historického hlediska.
• Ukládání mzdových dokumentů a personálních spisů.
• Tvorba skartačních návrhů a předávacích protokolů s ukázkami, řízení se Státním oblastním archivem.
• Fyzická skartace dokumentů - skartační stroje, kontejnery, bezpečnostní aspekty.
• Účetní a další agenda dokumentů zanikajících společností - kdo se musí postarat o uložení dokumentů, požadavky pro výmaz společnosti z obchodního rejstříku.